Panduan Lengkap Implementasi SCRUM

SCRUM adalah methodology yang sangat populer, dan saya yakin kamu juga sering mendengar apa itu SCRUM dan bisa jadi tim kamu juga menggunakan SCRUM dalam mengelola tim pengerjaan proyek, lalu tahukah kamu apa itu SCRUM sebenarnya? dan bagaimana cara implementasi SCRUM yang benar?. Pada artikel ini saya akan membahas terkait SCRUM secara lengkap, lengkap bukan berarti sempurna, tapi saya yakin ini akan bermanfaat buat kamu. Kita akan bahas beberapa hal berikut dalam artikel ini;

1. Pengertian Agile
2. Pengertian SCRUM
3. SCRUM Theory
4. SCRUM Values
5. SCRUM Team
6. SCRUM Artifact
7. SCRUM Event

Sebelum kita membahas SCRUM lebih jauh, kita akan coba lihat dulu secara singkat terkait AGILE, agar pemahaman kita menjadi komplit ya. Saya yakin kamu juga sering banget mendengar istilah Agile, oke coba kita lihat pengertiannya.

Agile

Pengertian Agile

Agile is technically not a methodology by itself, but rather a mindset for approaching how projects get done. It's not considered a methodology because Agile doesn't specify which tools and processes should be used.

Agile technically bukanlah metodologi melainkan adalah mindset tentang cara menyelesaikan masalah. Agile literally berarti "able to move quickly and easily" mudah beradaptasi dan bergerak dengan cepat terhadap perubahan, semua karakter yang melengkat pada Agile ini nanti akan di adopsi juga oleh Framework pengembangan yang ada di bawahnya.

Berikut ini Framework pengembangan system yang ada di bawah Agile:

1. Scrum
2. Kanban
3. Lean
4. Crystal
5. Extreme Programming (XP)
6. Feature-Driven Development (FDD)
7. Domain-Driven Design (DDD)
8. Dynamic Systems Development Method (DSDM)
9. Agile-Waterfall/Hybrid Agile
10. Scrum XP Hybrid

Agile memiliki Manifesto yang merupakan document singkat atau prinsip prinsip Agile dalam mengembangkan product, Agile manifesto ini lahir dari keresahan orang orang terdahulu dan masalah yang ada di dalam metodologi Pengembangan software tradisional seperti Waterfall. Agile Manifesto berisi 4 Value Agile dan 12 Prinsip Agile dalam software development.

4 Value Agile dalam Agile Manifesto

1. Individuals and Interactions Over Processes and Tools
2. Working Software Over Comprehensive Documentation
3. Customer Collaboration Over Contract Negotiation
4. Responding to Change Over Following a Plan

Individuals and Interactions Over Processes and Tools

Berangkat dari permasalahan yang ada dalam Waterfall, value pertama yg ada dalam Agile Manifesto adalah penekanan bahwa individu dan interaksi di dalamnya adalah pengendali penuh "setir" sebuah proyek. Hasilnya, tingkat interaksi dan kualitas komunikasi tim terhadap situasi dalam proyek meningkat. Di mana, hal ini tidak akan berlangsung jika "setir" utamanya masih dilimpahkan pada process tools yang baku.

Working Software Over Comprehensive Documentation

Terkisahkan bahwa metode tradisional dalam pengembangan produk harus melewati banyak dokumentasi data data tebal yang kemudian itu di ajukan dan membutuhkan approval dari berbagai pihak terkait, sehingga ini membuat proses development menjadi lambat dan panjang. Agile kemudian menghadir sebuah nilai untuk mengatasi masalah itu yang kemudian dokumentasi itu hanya di hadirkan dalam bentuk yang sederhana seperti hanya sebuah infografis, wirefreme atau prototype dan user story, karena fokus utamanya adalah agar software bisa berjalan atau berfungsi dengan baik dan segera di delivery ke client atau user.

Customer Collaboration Over Contract Negotiation

Kalau pada pengembangan dengan Waterfall client hanya terlibat di awal untuk semua negosiasi contract. Sedangkan Agile lebih mementingkan kolaborasi selama pengembangan berlangsung sehingga client merasa puas mendapatkan produk sesuai yang di inginkan dan developer mendapatkan kejelasan selama pengembangan, karena kedua belah pihak selalu berkomunikasi dan berkolaborasi.

Responding to Change Over Following a Plan

Dalam proses pengembangan software, perubahan dapat terjadi kapan saja. Permintaan perubahan bisa datang dari klien atau pihak developer sendiri. Selain itu, teknologi akan semakin berkembang sehingga perubahan dapat terus terjadi. Project plan juga penting, namun dalam Agile development, tim harus bisa beradaptasi dengan cepat ketika terjadi perubahan.

12 Prinsip Agile Software Development

1. Memprioritaskan kepuasan pelanggan dengan delivery produk yang berkelanjutan
2. Dapat menerima permintaan perubahan meskipun di tahap akhir pengembangan
3. Rutin merilis produk dengan jangka waktu yang singkat
4. Tim developer dan klien harus saling bekerjasama dalam pengerjaan proyek
5. Membangun produk di lingkungan yang berisi orang-orang bermotivasi tinggi
6. Komunikasi dilakukan secara tatap muka untuk menyampaikan informasi
7. Perangkat lunak yang dapat bekerja dengan baik menjadi tolak ukur kemajuan tim
8. Pengembangan perangkat lunak yang berkelanjutan
9. Memberikan perhatian pada keunggulan teknis dan desain
10. Kesederhanaan
11. Tim harus mampu mengorganisir diri sendiri
12. Secara berkala, tim akan melakukan evaluasi mengenai cara bekerja yang lebih efektif

SCRUM

Sekarang mari kita ulas secara lengkap apa itu scrum dan perangkat perangkat yang ada di dalamnya.

Pengertian SCRUM

Scrum is a lightweight framework that helps people, teams and organizations generate value through adaptive solutions for complex problems.

SCRUM adalah framework atau kerangka kerja yang sederhana untuk mengelola tim pada pengembangan produk yang komplek dengan mudah dan adaftif dengan pendekatan iteratif dan incremental.

SCRUM Theory

Scrum is founded on empiricism and lean thinking. Empiricism asserts that knowledge comes from experience and making decisions based on what is observed. Lean thinking reduces waste and focuses on the essentials.

SCRUM di dasarkan pada Empirisme dan berfikir sederhana, maksudnya sangat mengedepankan bahwa pengetahuan (dalam mengambil keputusan dan Knowledge) berasal dari pengalaman atau hasil observasi, sehingga dalam keputusan - keputusan yang di ambil berdasarkan pengalaman pada Sprint yang sudah lewati. Berfikir sederhana maksudnya adalah dalam Scrum ia mengurangi segala hal yang akan membuang banyak waktu dan fokus pada hal hal yang esensial, sehingga dengan itu pekerjaan menjadi efektif sebagaimana mindset yang di bawa oleh AGILE itu sendiri yaitu salah satunya bagaimana focus kita adalah produk bisa berfungsi/berjalan dan segera di deliver ke client.

SCRUM menggunakan pendekata iterasi (berulang) dan Incremental (bertambah) dalam pengerjaan suatu proyek, ini memungkinkan organisasi menyelesaikan masalah lebih mudah dan adaptif, karena memiliki fleksibilitas dalam merubah apapun dalam produk yang kembangkan dan lebih optimal dalam menangani masalah yang datang pada tiap iterasinya.

Sederhananya Iterasi adalah cara atau metode dalam mengembangkan produk, dalam SCRUM semua daftar pekerjaan (Product backlog) yang banyak di kerjakan dengan cara bertahap yang disebut Sprint yang akan kita jelaskan nanti, sehingga Product Backlog (akan kita jelaskan nanti) tidak di kerjakan semua sekaligus dalam satu waktu. Kemudian, setiap hasil pekerjaan dari tiap iterasi (Sprint) tersebut disebut sebagai increment atau peningkatan yang terjadi pada produk yang sedang di kembangkan. Lebih detail akan kita jelaskan pada Scrum Artifact.

SCRUM memiliki 3 prinsip dalam pengerjaan sebuah produk yaitu transparency, inspection dan adaptation.

1. Transparency (Done means Done)

Ide dari prinsip ini adalah bahwa seluruh anggota dalam tim harus bersepakat untuk bersikap jujur dan terbuka pada tiap Product Backlog Items yang sedang dikerjakan. Maksudnya adalah jika suatu pekerjaan atau task belum memenuhi kriteria DoD (Definition of Done) maka tugas tersebut harus dikatakan tidak selesai (Not Done) sampai memenuhi DoD untuk mendapatkan status Done.

2. Inspection (Check on progress)

Inspection adalah proses pemeriksaan atau pemantau terhadap kemajuan produk atau tugas untuk kemudian dilakukan perbaikan jika menemukan hal yang perlu di perbaiki atau perlu di tambahkan dan di kembangkan, inspection adalah upaya mendeteksi pekerjaan untuk menghindari pekerjaan yang tidak sesuai dengan product goals. Tim Developer kemudian harus mampu beradaptasi terhadap perubahan atau perbaikan sebagaimana prinsip ketiga yaitu Adaptation.

3. Adaptation (Change the Product based on inspection)

Inspection tanpa adaptation tentu sia sia dan buang buang waktu, karena tim Developer harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada. Tim Developer harus selalu siap mempelajari hal baru yang di tuntut oleh hasil inspection selama pengembangan produk.

SCRUM Values

Scrum values adalah nilai-nilai penting yang harus ada dalam setiap individu dan interaksi antar anggota tim selama sprint berjalan yang dapat menunjang keberhasilan pelaksanaan Scrum.

Ada lima Scrum values menurut Scum Guide yaitu Courage, Focus, Commitment, Respect and Openness.

Commitment

Coba kita bayangkan tentang sebuah Tim kecil dalam militer yang sedang bertugas dalam perang, mereka pasti akan sangat berkomitmen terhadap misi dan strategi perang, mereka akan memberikan yang terbaik untuk mampu menyelesaikan semua kesulitan sampai misi tuntas secara bersama sama. Maka dari analogi itu Scrum Team dituntut untuk memiliki komitmen bersama menyelesaikan tugas untuk mencapai goal yang telah di tentukan.

Focus

Keunggulan dari Scrum adalah kita membuat focus pekerjaan pada tiap Sprintnya dari sekian banyak pekerjaan dalam Product Backlog, sehingga Scrum Team di harapkan untuk selalu focus pada pekerjaan selama Sprint dan menyelesaikannya untuk sampai kepada Sprint goal.

Openness

Semua yang terlibat dalam pengembangan produk harus jujur dan terbuka terkait pekerjaan dan tantangan yang di hadapi. Kepada Anggota tim, mereka harus terbuka terkait kemajuan yang mereka lakukan, apa hambatan yang di hadapi dan apa yang mereka capai harus di sampaikan di dalam Daily Scrum dan semua events untuk kemudian mendapat solusi dan menyelesaikannya.

Respect

Sesama Scrum team harus saling menghormati satu sama lain, tidak boleh ada judgement satu sama lain, mereka harus saling mendengarkan dan mempertimbangkan ide satu sama lain dan mengakui pencapaiannya. Scrum team juga harus saling memberi kepercayaan untuk mampu menyelesaikan pekerjaannya. Tidak ada individu yang boleh merasa paling berjasa dalam mencapai Goal, melainkan semua karena kerjasama tim.

Courage

Scrum Team Harus berani melakukan hal yang benar pada masalah yang sulit, seperti harus memiliki keberanian untuk jujur, terbuka, dan transparan baik dengan diri mereka sendiri, kepada team maupun dengan stakeholder tentang kemajuan proyek dan hambatan apa pun yang mereka alami. Anggota tim juga harus memiliki keberanian untuk meminta bantuan saat dibutuhkan dan memberi bantuan. Anggota tim juga harus berani untuk tidak setuju dengan hormat dan berdialog secara terbuka dalam tim.

SCRUM Team

The fundamental unit of Scrum is a small team of people, a Scrum Team. The Scrum Team consists of one Scrum Master, one Product Owner, and Developers. Within a Scrum Team, there are no sub-teams or hierarchies. It is a cohesive unit of professionals focused on one objective at a time, the Product Goal.

Sebagaimana di jelaskan di atas, Unit fundamental dari Scrum itu sendiri adalah sebuah tim kecil yaitu Scrum Team. Scrum Team ini terdiri dari Scrum Master, Product Owner, dan Developers. Di dalam Scrum Team, tidak ada sub-tim atau hierarki lagi, maksudnya tidak boleh ada team di dalam team, jika memang perlu ada team lagi atau anggotanya terlalu banyak maka sebaiknya membuat scrum team yang baru. untuk kemudian berbagi Product Goal, Product Backlog, dan tetap bisa dengan product owner yang sama.

Anggota Scrum Team adalah orang orang yang memiliki keahlian berbeda beda sesuai dengan apa yang di perlukan didalam team untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Biasanya di dalam satu team terdiri dari 10 orang atau kurang, dan umumnya di temukan bahwa tim yang lebih kecil dapat berkomunikasi lebih baik dan lebih produktif.

Sekarang mari kita bahas satu persatu terkait team role yang ada di dalam Scrum Team

Product Owner

Product Owner merupakan jembatan komunikasi team dengan pihak pihak yang berkepentingan dengan product, product owner bertanggung jawab untuk mengelola Product Backlog. Product Owner harus membuat Product Backlog Items dengan jelas, transparan dan memiliki deskripsi yang lengkap sehingga mudah di pahami, kemudian di beri urutan sesuai prioritas dan kelengkapan deskripsi, Product Backlog Item yang paling atas adalah yang paling lengkap deskripsinya sehingga siap untuk di eksekusi oleh tim. Product Owner juga harus mampu mengkomunikasikan Product Backlog dan Product Goal kepada tim sehingga memperkecil kesalah pahaman.

Scrum Master

Scrum Master bertanggung jawab untuk menerapkan dan menjalankan agenda scrum sesuai dengan panduan scrum. Scrum master adalah pemimpin dalam aktivitas tim , memastikan bahwa semua agenda scrum berlangsung dan efektif berjalan tidak melebihi batas waktu. Scrum Master juga bertugas melayani dan membantu Scrum Team untuk menghilangkan hambatan dalam pengerjaan tugas tiap anggota agar tim bisa tetap fokus pada tiket masing masing agar segera menuju DoD (Definition of Done). Scrum Master Memfasilitasi kolaborasi Scrum dengan stakeholder dalam Product Backlog.

Developers

Developer adalah anggota Scrum Team yang bertugas mengembangkan produk dan menyelesaikan tiap Product Backlog Items, menjaga kualitas pekerjaan dengan selalu mengacu pada DoD, menyelesaikan rencana harian untuk mencapai Sprint Goal dan bertanggung jawab secara profesional atas product increments.

SCRUM Artifact

Scrum's artifacts represent work or value. They are designed to maximize transparency of key information. Thus, everyone inspecting them has the same basis for adaptation.

Scrum Artifact merupakan bagian dari kerangka kerja Scrum untuk merepresentasikan pekerjaan atau value bisnis agar terciptanya transparansi informasi

Dalam Scrum ada tiga Artifact yaitu Product Backlog, Sprint Backlog dan Increment. Setiap Artifact memiliki komitmen atau tanggungjawab yang dapat menyediakan transparansi dan fokus kerja. Scrum artifact menjadi sumber utama untuk menyamanakan pemahaman antara dari proses pengembangan produk antara semua pihak yang terlibat. Jadi, ketika stakeholder ingin tau kemajuan proyek mereka dapat melihat dari Scrum Artifact ini.

Product Backlog

Product Backlog adalah daftar berurutan mengenai fitur dan perbaikan apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan suatu produk. Daftar ini menjadi satu-satunya sumber untuk mengetahui pekerjaan yang akan dilakukan oleh Tim Scrum selama Sprint.

Transparansi dari item-item Product Backlog biasanya akan diperoleh setelah Product Backlog Refinement. Product Backlog Refinement adalah agenda untuk menambahkan detail, estimasi, serta membuat urutan item dalam Product Backlog.

Manfaat Product Backlog bagi anggota tim kira kira sebeagai berikut

1. Memastikan semua anggota Scrum Team memahami apa yang sedang dikerjakan
2. Membantu membuat keputusan sesuai dengan prioritas kebutuhan bisnis
3. Membantu membuat prediksi seberapa besar pengembangan yang dapat dilakukan dalam kurun waktu tertentu

Product Backlog juga berkaitan erat dengan Product Goal. Dari Product Goal, tim bisa mendapat gambaran bagaimana kondisi produk yang akan dikembangkan selama Sprint berjalan. Oleh karena itulah, ketika mengerjakan item Product Backlog, Product Goal menjadi target yang ingin dicapai.

Sprint Backlog

Sprint Backlog berisi Product Backlog Items yang di pilih untuk di kerjakan selama sprint berlangsung, dari Sprint Backlog ini Scrum Team dan Stakeholder bisa melihat progress pekerjaan, apa sedang di kerjakan, apa yang sudah selesai dst. Dari sinilah Developer melihat gambaran pekerjaan yang akan di selesaikan selama Sprint.

Product Increment

Product Increment merupakan jumlah Product Backlog Items yang di selesaikan dalam sprint sehingga memberikan peningkatan atau kemajuan dari Product Goal. Tim Developer menjadi bagian yang sangat berperan penting dalam menghasilkan increment pada tiap Sprint. Product Increment sangat berkaitan dengan DoD, setiap Product Backlog Items melewati atau mencapai DoD maka itu artinya Team sudah menghasilkan Increment, makan Product Backlog Items yang tidak mencapai DoD berarti Product backlog Items tidak menambah Increment. DoD ini adalah sebagai acuan untuk mendapatkan pemahaman yang sama tentang apa yang di perlukan atau menjadi kriteria agar tercipta increment.

SCRUM Event

The Sprint

Sprint adalah jantung dari Scrum, di dalam sprint itulah ide diubah menjadi value. Sprint adalah event berdurasi tetap selama satu bulan atau kurang secara konsisten. Sprint ini bersifat iteratif, segera setelah Sprint sebelumnya berakhir, langsung dimulai Sprint yang baru. Semua pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai Product Goal, termasuk Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, dan Sprint Retrospective, terjadi di dalam Sprint. Panjang Sprint adalah 1 bulan kalendar atau kurang dari itu, Sprint yang panjang dan pendek memiliki kelebihan masing masing.

Sprint Planning

Sprint dimulai dengan Sprint Planning yang mengatur pekerjaan yang akan dilakukan selama Sprint. Rencana yang dihasilkan ini dibuat secara kolaboratif oleh seluruh Scrum Team.

Apa saja topic pembahasan dalam Sprint Planning?

1. Apa value dalam sprint ini ? Product Owner perlu menjelaskan Value dari sprint yang akan di jalankan, bagaimana sprint ini akan memberikan impact kepada Produk, untuk kemudian seluruh tim menentukan Sprint Goal yang akan di selesaikan sebelum Sprint berakhir.

2. Apa yang akan di kerjakan dalam sprint ini Melalui diskusi dengan produk Owner, Developers kemudian memilih Product Backlog Items untuk memenuhi Sprint Goal yang telah di tentukan.

3. Product Backlog Items yang di pilih bagaimana menyelesaikannya ? Setiap Product Backlog Item yang telah di pilih kemudian di bahas rencana untuk menyelesaikannya, pekerjaan apa yang di perlukan untuk mengasilkan increment dan memenuhi Definition of Done. Hal ini biasanya di lakukan dengan mengurai Product backlog item menjadi items yang lebih kecil yang biasa di selesaikan dalam waktu satu hari atau kurang. ini tentu akan memudahkan dalam penyelesaian tiap item sehingga pekerjaan menjadi lebih terencana.

Definition of Ready

Definition is Ready (DoR) ini adalah kesepakatan kapan sebuah Product backlog Items atau user story itu siap untuk dibawa ke sprint.

Your 'Ready' story looks like this A ready story is a detailed user story that necessarily has-

• A narrative
• Acceptance criteria.

Dengan kita melengkapi Product backlog items, maka tentu akan memudahkan Developer dalam menyelesaikan tugas dan memenuhi semua kriteria dan harapan dari stakeholder, sehingga tidak ada ekspektasi yang terlewat atau kesalah pahaman terkait fitur/tugas ayang akan di kerjakan. Hal ini juga menjadi acuan bagi developer untuk melakukan code review, karena dengan memahami tugas atau kriteria yang harus di penuhi oleh code dalam pull request tersebut maka code review akan menjadi lebih akurat.

Daily Scrum

Daily Scrum adalah agenda untuk memeriksa kemajuan dari Sprint Goal dan menyesuaikan rencana yang akan dikerjakan selanjutnya. Daily scrum merupakan event yang timeboxed berdurasi 15 menit.

Sprint Review

Dalam Sprint review scrum team dan orang yang memiliki kepentingan terhadap produk yang di kembangkan memeriksa hasil sprint, apakah Sprint Goal tercapai atau berapa persen yang tercapai. Teknisnya, Scrum Team mempresentasikan hasil sprint kepada stakeholder dan mendiskusikan kemajuan menuju product goal, lalu menentukan apa adaptasi selanjutnya, atau apa yang akan di lakukan selanjutnya.

Sprint Retrospective

Sprint Retrospective adalah agenda untuk mengkaji bagaimana sprint berjalan, baik yang berkaitan dengan individu, interaksi, proses, alat dan DoD. Scrum team membahas apa yang berjalan dengan baik selama sprint, masalah apa yang di temuinya, dan bagaimana masalah itu telah/akan di selesaikan.

Scrum mengidentifikasi perubahan yang paling berguna untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas, yang kemudian perbaikan yang paling berdampak untuk di lakukan secepatnya dan bahkan bisa di masukkan ke dalam sprint backlog.

Sprint Retrospective ini merupakan peutup dari Sprint. Batas waktu maksimumnya adalah 4 jam untuk sprint yang berlangsung selama 1 bulan dan untuk sprint yang lebih pendek menyesuaikan.

Kombinasi - Kombinsi

Kita coba paparkan beberapa kombinasi dari beberapa hal yang ada di dalam Scrum

Scrum Event + Scrum Theory

Sekarang kita coba kolaborasikan antara beberapa penjelasan sebelumnya yaitu Scrum Event sebagai agenda harian dan Scrum Theory sebagai prinsip prinsip dalam menjalankan agenda-agenda itu.

Product Backlog + Sprint Backlog

Setiap product backlog items yang di masukkan kedalam sprint backlog harus di pecahkan menjadi tugas tugas kecil (Sub task) yang dapat di selesaikan dengan waktu yang yang lebih cepat. Pemecahan Subtask ini di lakukan pada sprint planning.

Full Flow

Dari sekian pembahasan tersebut tentu saja kita membutuhkan alur yang jelas dalam menjalankan dan mengkolaborasikan semua teori tersebut sehingga kita mendapat hasil yang ideal dari penerapan Scrum untuk pengembangan produk kita, maka kira kira akan seperti inilah kolaborasi semua materi scrum yang sudah kita jelaskan.